Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một thành phần quan trọng của các phần mềm hoặc giải pháp quản lý, giúp lưu trữ, tổ chức, quản lý dữ liệu một cách khoa học và có tính hệ thống.

1.Cơ sở dữ liệu (CSDL) là gì?

Lưu trữ dữ liệu dưới dạng file

Khi sử dụng máy tính, thông thường ta lưu trữ thông tin dưới dạng file, lưu trong các thư mục khác nhau nhằm mục đích dễ dàng tìm kiếm. Cách lưu file riêng lẻ có các ưu khuyết điểm sau:

Ưu điểm:

• Với việc lưu trữ này thì rõ ràng khi ta cần là lưu ngay nên tốc độ triển khai sẽ nhanh

• Rõ ràng và trực quan với người không có chuyên môn công nghệ thông tin

Khuyết điểm:

• Dữ liệu không nhất quán, đôi khi có trường hợp nhiều người sử dụng một file và sẽ xảy ra hiện tượng lưu đè.

• Trùng lặp dữ liệu nhiều

• Tính chia sẻ dữ liệu không cao (kém)

Hiện nay các cá nhân sử dụng máy tính đa số sử dụng cách lưu trữ này để lưu trữ thông tin cho riêng mình, nên nói về sự phổ biến thì cách này phổ biến nhất. Tuy nhiên, những hệ thống dữ liệu dùng chung lớn sẽ có rất nhiều hạn chế như việc truy xuất tìm kiếm dữ liệu chậm, khó bảo quản…  Để khắc phục những hạn chế trên, khái niệm cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu được ra đời.

Cơ sở dữ liệu (CSDL)

Cơ sở dữ liệu (Database) đơn giản chỉ là tập hợp các thông tin được tổ chức theo một cấu trúc nhất định giúp dễ dàng đọc thông tin, chỉnh sửa, thêm hoặc xóa dữ liệu. Ví dụ: danh sách khách hàng của công ty gồm ít nhất các trường họ và tên, số điện thoại được coi là một cơ sở dữ liệu.

Việc sử dụng hệ thống CSDL này sẽ khắc phục được những khuyết điểm của cách lưu trữ dạng file riêng lẻ:

• Giảm trùng lặp thông tin, đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu

• Cho phép dữ liệu được truy xuất theo nhiều cách khác nhau, từ nhiều người khác nhau và nhiều ứng dụng khác nhau

• Tăng khả năng chia sẻ thông tin

Tuy nhiên việc sử dụng hệ quản trị CSDL lại có những phiền hà không hề nhỏ sau đây:

• Phải đảm bảo tính chủ quyền của dữ liệu, vì khi sử dụng có tính chất chia sẻ cao

• Bảo mật quyền khai thác thông tin

• Bảo đảm vấn đề tranh chấp dữ liệu khi xảy ra

• Đảm bảo an toàn, toàn vẹn của dữ liệu

Trong cuộc sống hằng ngày chắc hẳn bạn có sử dụng qua các hệ thống CSDL nhưng bạn lại không biết. Chẳng hạn hằng ngày bạn vào đọc bài tin tức từ các trang báo, ở mỗi trang họ có dùng một hệ thống lưu trữ dữ liệu và khi bạn vào xem hệ thống sẽ trả dữ liệu về màn hình trình duyệt cho bạn xem. Rõ ràng bạn có thể truy cập một lúc nhiều trang và nhiều người có thể đọc một trang cùng một lúc được, nhưng vẫn đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu không bị sai lệch.

2. Quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) là gì?

Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là hệ thống được thiết kế để quản lý cơ sở dữ liệu tự động và có trật tự. Các hành động quản lý này bao gồm chỉnh sửa, xóa, lưu thông tin và tìm kiếm (truy xuất thông tin) trong một nhóm dữ liệu nhất định.

Nói một cách dễ hiểu hơn, hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống tự động giúp người dùng có thể kiểm soát các thông tin, tạo, cập nhật và duy trì các CSDL. Trong đó, hai thành phần chính trong một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là: Bộ xử lý truy vấn (bộ xử lý yêu cầu) và bộ quản lý dữ liệu.

Tầm quan trọng của quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL)

Trong thời buổi công nghệ số hiện nay, nhiều quy trình, công đoạn hay các hệ thống quản trị đều được mã hóa và vận hành bởi các thiết bị, phần mềm nhằm giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất làm việc tốt nhất. Trên cơ sở đó, các hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu ra đời và đóng vai trò quan trọng trong xử lý và kiểm soát nguồn thông tin. Cụ thể, hệ thống quản trị CSDL có các chức năng chính như sau:

• Cung cấp môi trường tạo lập cơ sở dữ liệu: Hệ quản trị CSDL đóng vai trò cung cấp cho người dùng một ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu để mô tả, khai báo kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu.

• Cung cấp cách cập nhật và khai thác dữ liệu: Hệ quản trị CSDL cung cấp cho người dùng ngôn ngữ thao tác dữ liệu để diễn tả các yêu cầu, các thao tác cập nhật và khai thác cơ sở dữ liệu. Thao tác dữ liệu bao gồm: Cập nhật (nhập, sửa, xóa dữ liệu), Khai thác (tìm kiếm, kết xuất dữ liệu).

• Cung cấp các công cụ kiểm soát, điều khiển các truy cập vào cơ sở dữ liệu nhằm đảm bảo thực hiện một số yêu cầu cơ bản của hệ cơ sở dữ liệu. Bao gồm:

(1) Đảm bảo an ninh, phát hiện và ngăn chặn các truy cập bất hợp pháp. 

(2) Duy trì tính nhất quán của dữ liệu. 

(3) Tổ chức và điều khiển các truy cập.

 (4) Khôi phục cơ sở dữ liệu khi có sự cố về phần cứng hay phần mềm. 

(5) Quản lí các mô tả dữ liệu

Trong nghiên cứu thị trường

• Giảm lượng giấy tờ cần lưu trữ

• Quản lý lượng lớn kết quả khảo sát lâu dài, so sánh kết quả khảo sát qua các năm của cùng 1 khách hàng, cùng 1 chỉ tiêu dễ dàng, tức thời, hiệu quả

• Cuộc khảo sát luôn được cập nhật nhanh chóng, tránh trùng, tránh thiếu thông tin (phần mềm cảnh báo khi chưa đầy đủ các thông tin yêu cầu), sai lệch thông tin (do phải nhập lại từ giấy tờ vào file), mất dữ liệu (giấy tờ)

• Một số báo cáo đơn giản được trích xuất tức thời

• Việc kiểm soát điều tra viên và độ trung thực của kết quả điều tra đơn giản hơn

• Chi phí ban đầu có thể tăng lên, tuy nhiên, chi phí triển khai lâu dài giảm xuống.

Trong quản lý bán hàng

• Cho phép quản lý hàng triệu khách hàng cùng lúc, lưu trữ toàn bộ các giao dịch của từng khách hàng

• Cùng lúc tra cứu 1 hoặc nhiều khách hàng có các đặc điểm theo yêu cầu

• Bộ phận marketing lưu trữ thông tin về các chiến dịch, danh sách khách hàng tìm kiếm được sau mỗi chiến dịch

• Phòng kinh doanh được phép sửa thông tin cơ bản, các thông tin phục vụ chăm sóc khách hàng, các đơn hàng

• Bộ phận kho, sản xuất lưu trữ thông tin các thông tin về kết quả sản xuất đơn hàng, tình trạng kho hàng

• Bộ phận kế toán lưu trữ các giao dịch liên quan đến đơn hàng, các chi phí phát sinh

• Các dữ liệu rời rạc từ các bộ phận trên được thống nhất, lưu trữ xuyên suốt trong suốt quá trình từ lúc tìm được đến lúc bán hàng, xuất hóa đơn và lịch sử giao dịch về sau, giảm tỷ lệ bị trùng khách hàng, cung cấp thêm các thông tin để phân nhóm, xây dựng các chiến dịch chăm sóc khách hàng phù hợp nhất với nhu cầu (theo dữ liệu giao dịch lịch sử) của khách hàng.

Việc xem xét dữ liệu lịch sử, so sánh dữ liệu qua các năm cũng giúp công ty nhìn nhận các xu hướng tăng giảm doanh thu theo các điều kiện thời gian, môi trường… nhằm chuẩn bị trước các kế hoạch ứng phó phù hợp

Trong quản trị nhân sự

Quản lý nhân sự là một quá trình kéo dài từ trước khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng đến cả sau khi nhân sự đó nghỉ khỏi công ty. Mỗi nhân sự bao gồm rất nhiều thông tin rời rạc, rất khó quản lý nếu chỉ quản lý bằng giấy tờ hoặc file riêng lẻ, đặc biệt khi cập nhật, thay đổi thông tin cá nhân, việc các dữ liệu không “khớp” với nhau không phải là hiếm. Một hệ thống phần mềm phù hợp sẽ giúp ban lãnh đạo công ty:

• Thông tin nhân sự được lưu trữ đồng bộ trong suốt quá trình từ trước, trong và sau khi làm việc tại công ty: thông tin cơ bản về nhân sự, kết quả đánh giá hiệu suất làm việc, mức lương, khen thưởng, kỷ luật, thăng chức… Các phần mềm thông tin nhân sự giúp quản lý thông tin cá nhân của nhân sự một cách bài bản và xuyên suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp.

• Hệ thống báo cáo giúp đánh giá toàn diện các mặt của nhân sự công ty, từ đó xây dựng các kế hoạch đào tạo, tuyển dụng… hiệu quả, đúng nhu cầu

Tags

ご質問がある場合、またはハチネットに協力する場合
こちらに情報を残してください。折り返しご連絡いたします。